33 Sposoby na skuteczną motywację część trzecia
4. Określ, co jest naprawdę ważne
„Rzeczy, które najbardziej się liczą, nie mogą być na łasce rzeczy, które liczą się najmniej”- Johann Wolfgang Goethe
Często w wirze dnia codziennego i nadmiarze zadań do wykonania gubimy sedno naszych działań. Zapominamy o ważnych rzeczach, które zbliżają nas do celu i zastępujemy je rzeczami mniej ważnymi, ale pilnymi. Tymczasem to co ważne i to co pilne wcale nie musi się ze sobą pokrywać. Pomyśl, jak ważne są wszystkie te rzeczy, które związane są z Twoim celem. Wiesz, że powinieneś skupić na nich swoją uwagę, ale nie zajmujesz się nimi, ponieważ ciągle znajduje się coś „pilnego” do wykonania, co wymaga Twojej natychmiastowej interwencji. Zajmowanie się pilnymi sprawami sprawia wrażenie zajętości, lecz często nie idzie w parze z efektywnością. Jeśli na przykład postanowiłeś że wykonasz jakieś zadanie w ciągu najbliższych trzech dni, to powinieneś skupić się na rzeczach ważnych, związanych z tym zadaniem. Odłóż wszystkie rzeczy pilne, ale mniej ważne (jak np. sprzątanie miejsca pracy, odbieranie telefonów od rodziny lub znajomych, załatwianie bieżących spraw dnia codziennego), ponieważ są one mało istotne i nie przyczyniają się do postępów na drodze do wyznaczonego celu. Jeśli pracujesz w domu, skup się tylko na rzeczach związanych z wykonaniem odpowiednich zadań, nie porządkuj w międzyczasie mieszkania, nie rób prania czy obiadu, zajmij się tym, co powinno być zrobione, aby osiągnąć zamierzony cel. Pozwoli Ci to skoncentrować się na konkretnym temacie i uniknąć rozproszenia, które obniża poziom motywacji. Ustalenie priorytetów i jasnego systemu wartości pozwoli Ci zoptymalizować pracę, wykonać wszystko w możliwie najkrótszym czasie w najbardziej efektywny sposób. Zaplanowanie zadań w odpowiedniej kolejności, od najważniejszego do najmniej ważnego to system pozwalający maksymalnie wykorzystać posiadane zasoby. Dzięki temu motywacja utrzymuje się stale na wysokim poziomie, ponieważ umysł koncentruje się na odpowiednich zadaniach, co zwiększa jego wydajność. Zasadę ustalania priorytetów doskonale ilustruje zasada Pareto: 80% efektów pochodzi z 20% działania.
5. Podziel zadanie na mniejsze etapy
„Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy” – Henry Ford
Bardzo często sami utrudniamy sobie życie poprzez „szablonowe” myślenie i brak elastyczności. Postrzegamy złożone działania jako skomplikowane i zawiłe, co demotywuje nas do pracy nad nimi. Tymczasem istnieje bardzo prosty sposób na to, by ułatwić sobie wykonywane zadanie. Wystarczy podzielić je na kilka etapów. Umysł o wiele łatwiej ogarnie mniejsze części określonego zagadnienia, niż dużą całość, ponieważ wymagają one poświęcenia mniejszej ilości uwagi i wydają się łatwiejsze do wykonania. Podziel więc swój cel na kluczowe etapy, a następnie określ czynności, jakie powinieneś wykonać przy każdym z nich. Taki konkretny plan działania stanowi precyzyjną mapę prowadzącą do wyznaczonego celu i sprzyja mobilizacji do działania. Wykonanie dużej ilości małych zadań jest często dużo bardziej efektywne niż wykonanie jednego, dużego zadania. Zużywa to bowiem mniej energii i sprawia wrażenie łatwiejszego, przez co obniża się poziom strachu związanego z porażką. Na mniejsze zadania łatwiej również znaleźć czas, a częstsze przerwy pomiędzy poszczególnymi zagadnieniami pozwalają na odprężenie umysłu i „podładowanie bateryjek”. Ponadto każdy kolejno zakończony etap przynosi dumę z jego realizacji i podtrzymuje motywację do dalszej pracy. Umożliwia także bieżącą kontrolę nad czynionymi postępami.
Ćwiczenie:
Na kartce papieru zapisz zadanie, jakie chcesz wykonać. Następnie podziel je na mniejsze etapy tak, by realizacja każdego z nich trwała od kilku do kilkunastu minut. Możesz również ułożyć sobie odpowiedni plan działania uwzględniający czas, jaki przeznaczysz na wykonanie każdego etapu.
6. Wymagaj więcej
„Wymagajcie od siebie choćby inni od was nie wymagali” – Jan Paweł II
Stawianie sobie większych wymagań to jedna z bardziej skutecznych metod motywacji. Jeśli z natury jesteś osobą ambitną i lubisz mieć wszystko zapięte na ostatni guzik, to wysokie ustawienie poprzeczki będzie motywować Cię do wytężonej pracy. Im więcej od siebie wymagasz, tym bardziej starasz się sprostać tym wymaganiom, a to przynosi wymierne rezultaty. Stawianie sobie zadań, o których sądzisz, że są trudne do wykonania rozwija Cię w dużo większym stopniu, niż wykonywanie standardowych zajęć. Musisz bowiem poradzić sobie z nowo powstałymi trudnościami, aby zadanie mogło zostać ukończone. Uczysz się przy tym nowych zachowań, strategii działania i sposobów myślenia, co wpływa na zwiększenie Twojej kreatywności i efektywności. Zyskujesz nowy punkt widzenia i zdobywasz więcej możliwości działania, co wpływa na motywację do dalszej pracy. Im więcej nowych zadań wykonasz, tym większe doświadczenie zdobędziesz, a ono znacznie poszerzy Twój światopogląd i podniesie stan wiedzy. O wiele łatwiej jest utrzymać wysoki poziom motywacji, kiedy do wyboru masz wiele różnych rozwiązań, niż kiedy zamknięty jesteś „w klatce” własnych ograniczeń. I choć czasami może ogarnąć Cię lęk przed porażką, a zadanie wyda się zbyt trudne do wykonania, pomyśl, że ludzie, którzy osiągają w życiu sukces boją się dokładnie tak samo. Jednak działają pomimo swego strachu, co sprawia, że osiągają spektakularne sukcesy. Poza tym, im częściej będziesz podejmować zadania o zwiększonej trudności, tym szybciej i łatwiej będzie przychodzić Ci rozwiązywanie kolejnych. Umysł z czasem przyzwyczaja się do warunków, w jakich musi funkcjonować i uznaje je za standardowe, przez co dużo łatwiej przystosowuje się do zachodzących zmian.
Ćwiczenie:
Pomyśl o zadaniu, do którego chcesz się zmotywować. Następnie podnieś poprzeczkę wyżej – jak mogłabyś zrobić je lepiej, sprawniej, szybciej? Co czujesz, kiedy myślisz o swoim „standardowym” zadaniu oraz o jego ulepszonej wersji? Czy pierwotne zadanie wydaje Ci się teraz łatwiejsze?
7. Planuj swój dzień
„Plany są niczym, planowanie jest wszystkim” – Dwight D. Eisenhower
„Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy” – Brian Tracy
Planowanie rozkładu pojedynczych zadań do wykonania w ciągu doby pozwala na lepsze zorganizowanie swojego dnia. Odpowiednie rozłożenie poszczególnych zajęć w czasie – grupowanie podobnych, aby wykonać je przy jednym podejściu, logistyka i kolejność wykonywanych czynności oraz zgranie z naszym rytmem dnia i harmonogramem innych osób może zaoszczędzić sporo energii, którą będziemy mogli spożytkować w sposób bardziej nam odpowiadający. Skuteczne planowanie czasu to przede wszystkim wyznaczenie zadań najważniejszych do wykonania i umiejscowienie ich w odpowiednim przedziale godzinowym w ciągu dnia. Wokół zadań o najwyższym priorytecie można zaplanować te mniej ważne, ale też istotne. Najlepiej ułożyć zadania tak, aby wykonać je możliwie jak najwcześniej, aby w razie „obsuwy” czasowej nie uciekły nam z harmonogramu. Jednakże w zależności od rodzaju aktywności i formy wykonywanej pracy różnym osobom będą pasowały różne metody planowania czasu. Najlepiej więc będzie, jeśli zasięgniesz w tym aspekcie rady kogoś, kto dobrze zna się na rzeczy. Możesz kupić jedną z wielu dostępnych na rynku książek dotyczących tematyki zarządzania czasem (lub zarządzania sobą w czasie), możesz skorzystać z porad dostępnych w internecie lub umówić się na spotkanie z coachem, zajmującym się tym tematem. Jedno jest pewne – starannie zaplanowany dzień pozwala na wykonanie większej ilości pracy niż chaotyczne, nieprzemyślane działanie.
Co planowanie rozkładu dnia ma wspólnego z motywacją? Pomyśl – jaka będzie różnica pomiędzy decyzją, że dziś wykonasz jedno bardzo ważne zadanie a postanowieniem, że skupisz się na dwóch bardzo ważnych zadaniach? W pierwszym przypadku po zakończonej pracy odczułbyś ulgę i stwierdził, że zrobiłeś wszystko co miałeś zaplanowane, możesz więc oddać się przyjemniejszym czynnościom. W drugim przypadku również odczułbyś ulgę z dobrze wykonanego zadania, ale wiedziałbyś, że to jeszcze nie koniec wysiłku. Ponieważ umysł już wcześniej zaakceptował fakt, że do wykonania są dwa zadania, do drugiego zabierze się z równym zapałem. Wie bowiem, że po jego zakończeniu czeka go „nagroda” w postaci odczucia ulgi i zadowolenia z wykonanej pracy. Jeśli zaplanowane miałbyś dwa zadania, a wykonałbyś tylko jedno, czułbyś niepokój związany z faktem, że nie zdążyłeś wykonać całego planu na czas. Aby tego uniknąć umysł „motywuje się” do wykonania wszystkich wytyczonych wcześniej zadań, by po ich wykonaniu doznać uczucia spełnienia. Planowanie pomaga więc w mentalnym nastawieniu się na ilość zadań do wykonania w ciągu dnia. Jeśli z góry wiesz, co masz zrobić, to zrobisz to, często nie angażując się zbytnio w logiczną analizę sensu swych działań. Po prostu działasz odruchowo – podświadomie. Poprzez listę zadań programujesz umysł na wykonywanie określonych czynności i ich automatyczną realizację, do momentu ich zakończenia lub napotkania poważniejszej trudności, uniemożliwiającej dalsze działanie. Wtedy plan staje się motywacją do tego, aby jednak znaleźć rozwiązanie problemu i „odhaczyć” wszystkie pozycje na liście jako wykonane. Bardziej męczy nas bowiem nie to, co zrobiliśmy, ale to, czego nie zrobiliśmy. Niezakończone zadania wymagają więcej energii i wywołują większy poziom stresu niż samo ich wykonanie, a to skutkuje irytacją, zmęczeniem i spadkiem motywacji.
Ćwiczenie:
Wieczorem przed snem na kartce papieru (albo w papierowym lub elektronicznym kalendarzu) zapisz wszystkie zadania na kolejny dzień. Postaraj się uwzględnić godziny ich wykonania (jeśli jakaś czynność musi zostać wykonana w określonym czasie, np. o 15 odebrać dziecko z przedszkola). Najtrudniejsze zadania przeznacz do wykonania w pierwszej kolejności, aby maksymalnie wykorzystać czas, w którym masz najświeższy i najbardziej wypoczęty umysł. Lżejsze zadania możesz zostawić sobie na później. Jednocześnie pamiętaj też, aby ułożyć zadania według ich priorytetów – najpierw zajmij się tym, co jest najważniejsze, nie najpilniejsze (zerknij do ćwiczenia z punktu 4 – Matryca Eisenhowera). Zaplanuj możliwie największą ilość rzeczy, jaką możesz (nie chodzi tu o zapisywanie na liście miliona zadań, których i tak nie będziesz w stanie wykonać ze względu na brak czasu. Chodzi o zaplanowanie najmniejszych szczegółów, które i tak wykonałabyś kolejnego dnia, a na które nie będziesz już musiała tracić czasu, np. wybór tego, w co ubrać się do pracy lub co zjeść rano na śniadanie). Te pozornie małe rzeczy potrafią zabrać dużo energii (znasz to uczucie, kiedy stajesz przed szafą i nie wiesz, co na siebie włożyć? Musisz szybko podjąć decyzję, bo czas nagli, ale nie możesz się zdecydować i tracisz energię na rozmyślanie o tym, który wariant masz wybrać). Im więcej zaplanujesz wcześniej, tym mniej czasu i energii zużyjesz w trakcie dnia, co pozwoli Ci mocniej skupić się na ważnych dla Ciebie sprawach. A mniej rozproszeń to większa motywacja do wykonania ustalonych zadań do końca. Jednocześnie dobrze wykonany plan dnia pozwoli Ci na uniknięcie chaosu związanego z natłokiem zadań i zamartwianiem się o to, czy na pewno o niczym nie zapomniałaś. Na koniec wskazówka: Zaplanuj tyle, ile jesteś w stanie faktycznie wykonać. Jeśli będziesz wpisywać do swojego planu dnia zbyt dużą ilość zadań, nigdy nie wykonasz wszystkich i zamiast motywacji będziesz odczuwać frustrację.
Zobacz poprzednią część:
Tymczasem możesz również obejrzeć skrócona wersję 33 sposobów na skuteczną motywację:
